e-Fatura, faturanın kâğıt yerine Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlarda elektronik olarak hazırlanmasını, iletilmesini ve saklanmasını sağlar. Geçiş yalnızca faturayı dijital ortamda kesmekten ibaret değildir; firma bilgilerinin, müşteri kayıtlarının ve belge akışının baştan doğru kurulması gerekir.
Önce zorunluluk durumunuzu netleştirin
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kapsamına giriş şartları zaman içinde değişebilir. Bu nedenle ciro, faaliyet alanı ve geçiş tarihi gibi güncel koşulları Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularından ve mali müşavirinizden doğrulayın. Zorunluluk kapsamında değilseniz de iş akışınızı hızlandırmak için gönüllü geçişi değerlendirebilirsiniz.
Kullanım yönteminizi seçin
e-Fatura gönderip almak için GİB Portal, doğrudan entegrasyon veya özel entegratör seçeneklerinden biri kullanılır. İşlem hacmi düşük işletmeler portal yöntemini değerlendirebilir. Faturayı satış, stok ve cari hesapla birlikte yönetmek isteyen işletmeler için özel entegratör bağlantılı bir ön muhasebe sistemi daha düzenli bir akış sunar. Seçim yaparken yalnızca fiyatı değil; destek, saklama, kontör, iptal ve hata yönetimi koşullarını da karşılaştırın.
Firma ve kullanıcı bilgilerini hazırlayın
Vergi kimlik numarası, unvan, vergi dairesi, adres, iletişim bilgileri ve yetkili kullanıcı kayıtlarını kontrol edin. Tüzel kişilerde mali mühür, gerçek kişilerde uygun elektronik imza veya mali mühür gereksinimi kullanım yöntemine göre gündeme gelebilir. Başvurudan önce güncel gereklilikleri hizmet sağlayıcınızla doğrulamak sonradan yaşanacak gecikmeleri önler.
Müşteri kartlarını temizleyin
Müşterinin vergi veya T.C. kimlik numarası, unvanı, adresi ve e-posta bilgisi eksiksiz olmalıdır. Sistem, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol ederek doğru belge türünü seçmeye yardımcı olmalıdır. Kayıtlı e-Fatura kullanıcısına e-Fatura, uygulamada kayıtlı olmayan alıcıya ise ilgili kurallara göre e-Arşiv Fatura düzenlenir.
Ürün ve vergi tanımlarını gözden geçirin
Ürün adı, birim, KDV oranı, fiyat ve varsa istisna ya da tevkifat bilgilerini fatura kesmeden önce doğrulayın. Hatalı bir ürün kartı her yeni belgede aynı yanlışın tekrarlanmasına neden olur. Sık kullandığınız ürün ve hizmetleri standart kartlar hâline getirmeniz hem hızı hem de tutarlılığı artırır.
İlk faturadan önce deneme yapın
Belge numarası, senaryo, fatura tipi, alıcı bilgileri, satır toplamları, KDV ve genel toplamı baştan sona kontrol edin. Test veya önizleme imkânı varsa farklı müşteri ve ürün örnekleriyle deneyin. İptal, iade ve hata durumlarında hangi adımların izleneceğini ekibinizle önceden belirleyin.
Arşiv ve takip düzenini kurun
Gönderildi, ulaştı, kabul edildi veya hata aldı gibi durumları düzenli izleyin. Elektronik belgelerin yasal saklama ve ibraz yükümlülükleri devam eder; yalnızca PDF dosyasını bilgisayara indirmek tek başına yeterli bir arşiv planı değildir. Hizmet sağlayıcınızın saklama kapsamını ve yedekleme koşullarını kontrol edin.
HesapOfisi’nde satış, müşteri, ürün, stok ve cari hareketleri aynı çalışma alanında yönetilir. e-Fatura bağlantısı kurulduğunda satış belgesini yeniden yazmadan elektronik belge akışına aktarabilir, durumunu takip edebilir ve kayıtlarınızın birbiriyle uyumlu kalmasını sağlayabilirsiniz.
